Що таке CRM-система та як її обрати для освітньої установи

Що таке CRM-система та як її обрати для освітньої установи

Сьогодні ми спостерігаємо конкурентну боротьбу між освітніми установами, і особливо помітною вона є серед приватних шкіл, закладів профтехосвіти та закладів вищої освіти, адже кожен студент, учень чи дошкільник – це додаткові кошти, популярність та престиж закладу. А допомогти вчасно поспілкуватися з потенційними студентами, учнями чи їхніми батьками, спонсорами, партнерами з інших міст чи країн, може саме CRM-система. В цій статті партнер Дистанційної академії TeachHub NetHunt CRM розповість детальніше про те, що таке CRM-система, як її використовувати в закладі освіти та на що слід звертати увагу при виборі.

Що таке CRM-система?

CRM (управління відносинами з клієнтами з англ. Customer relationship management) — поняття, що охоплює концепції, котрі використовуються компаніями для управління взаємовідносинами зі споживачами, включаючи збір, зберігання й аналіз інформації про споживачів, постачальників, партнерів та інформації про взаємовідносини з ними. Сучасна CRM направлена на вивчення ринку і конкретних потреб клієнтів. 

Що отримує навчальний заклад від впровадження CRM-системи

Немає двох однакових освітніх установ й кожна школа, коледж, університет зіштовхується зі своїми унікальними проблемами під час набору студентів, учнів чи вихованців. Саме тому варто обирати CRM-систему з високим рівнем налаштованості, що дозволить установі закрити ряд найважливіших саме для неї потреб. В освітньому секторі CRM дозволяє оптимізувати кілька напрямів роботи, а саме:

  • Автоматизація процесів. Наприклад, за допомогою CRM ви можете автоматизувати роботу з заявками від потенційних клієнтів та скоротити час їх обробки. Окрім того, автоматизація цього процесу підвищить якість зібраних даних та допоможе не загубити необхідну інформацію. Коли потенційний здобувач освіти залишає заявку на сайті, то вона автоматично створиться у CRM. Більше того, ви побачите, вперше цей здобувач з вами зв’язався, чи ні. Потенційному студенту автоматично прийде лист, що його заявка отримана, а представник освітньої установи отримає сповіщення про нову заявку та зможе швидко її обробити.
  • Збір всієї клієнтської бази в одному місці та зберігання всіх даних щодо взаємодії з клієнтами (історія комунікації, запити, проведення оплати уроків, заборгованості). 
  • Сегментація бази даних для ефективного збільшення повторних продажів менеджерами. Наприклад, якщо студент пройшов курс англійської рівня Upper-Intermediate, ви надалі можете запропонувати пройти курс Advanced, а згодом і Бізнес англійської.
  • Налаштування кілька воронок продажу одночасно. CRM дає освітнім бізнесам можливість розділити воронки по різним курсам і відстежити процес продажу по кожному напрямку.
  • Аналіз важливих показників. CRM допомагає бізнесам вести звітність, щоб чітко бачити слабкі місця в роботі освітнього закладу та мати можливість вчасно їх виправити. Наприклад, завдяки CRM можна визначити основні причини втрати угод, щоб скоригувати стратегію продажу та збільшити кількість угод, які ви закриваєте.
  • Аналіз джерел реклами. Використовуйте CRM для того, щоб визначити найефективніший для залучення клієнтів канал реклами, а також дасть оцінити якість кожного з них.

Якщо говорити більш узагальнено, CRM-система дозволяє автоматизувати ряд рутинних процесів, що призводить до збільшення ефективності роботи. І, як наслідок, збільшення прибутку компанії. 

На що звернути увагу при виборі CRM-системи для навчального закладу

Для того, щоб отримувати максимум переваг від впровадження CRM, вашому навчальному закладу необхідно підібрати сумісне з нішею програмне забезпечення. Розглянемо найважливіші показники, які варто врахувати при виборі CRM-системи для освітніх підприємств.

  • Інтеграція з телефонією

Завдяки IP-телефонії ваш бізнес може контактувати з клієнтами. CRM-система, що добре інтегрується з телефонією дає навчальним закладам доступ до досить зручного способу зв’язку, а також можливість переглядати історію дзвінків і створювати автододзвони за потреби. 

Наприклад, в NetHunt CRM, коли вам дзвонить потенційний клієнт, ви одразу можете створити для нього картку в CRM та внести всі дані про клієнта (яким курсом цікавився і т.д.). Цей дзвінок і запис розмови буде доєднано до картки в CRM – далі менеджер може працювати із цим потенційним студентом до моменту оплати курсу.

  • Інтеграція з популярними месенджерами

В Україні найбільш популярні месенджери — це Telegram і Viber. Часто саме ці канали зв’язку ліди та клієнти обирають для встановлення першого контакту та ведення комунікацій з освітньою установою. Отже, варто розглядати CRM-системи, які пропонують інтеграцію з цими месенджерами, що ефективно підтримувати зв’язок з користувачами в месенджерах, швидко реагувати на їх запити та обробляти замовлення. Своєю чергою, відповідні повідомлення будуть додані до картки учня в CRM.

  • Розсилки

Ви можете використовувати рекламні розсилки, як надважливий інструмент у комунікації з клієнтами. Проводьте рекламні компанії, ознайомлюйте студентів із новими програмами, повідомляйте про настання оплатного періоду тощо. 

  • Автоматизація

CRM-система дозволяє автоматизувати навчальний процес і більшість дій, які раніше виконувалися лише завдяки співробітникам. Наприклад, ви можете вітати учнів із днем народження, автоматично відправляти їм домашні завдання, надсилати розсилки після закінчення курсу і т.д. Шляхом автоматичних листів, ви можете залучати більше студентів на свої навчальні програми, завжди залишаючись “перед очима” потенційних студентів. 

  • Звіти

Завдяки CRM ви зможете збирати дані про клієнтів, що дозволяє краще зрозуміти свою цільову аудиторію. Також звіти воронок продажу дають можливість виявити слабкі місця та проаналізувати подальші дії. Загальний звіт про продаж покаже вам вартість усіх угод, які ви уклали за певний період. Це ідеальний інструмент задля того, щоб зрозуміти звідки приходять більшість успішних угод і спрогнозувати продажі на наступний період. 

Правильно підібрана CRM-система дозволяє вивести роботу навчального закладу на новий рівень, збільшивши прибуток і ефективність бізнесу.